Главная → Комплектование → ЭПК

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИСИИ (ЭПК) ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ В Г. САМАРЕ» (РГА В Г. САМАРЕ)

1. Общие положения

1.1. Для рассмотрения научно-методических и практических вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации, экспертизой ценности документов и комплектованием ими РГА в г. Самаре, организацией документов в делопроизводстве учреждений, а также для осуществления научно-методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) организаций и предприятий в федеральном казенном учреждении «Российский государственный архив в г. Самаре» (РГА в г. Самаре) действует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Для рассмотрения секретных документов АФ РФ создана закрытая секция ЭПК.

1.2. В своей деятельности ЭПК руководствуется Федеральным законом «Об архивном деле в РФ», постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства, Уставом Федерального архивного агентства, Уставом РГА в г. Самаре и настоящим Положением.

1.3. ЭПК является совещательным органом. Решения ЭПК и ее секции утверждаются директором РГА в г. Самаре, после чего являются обязательными для исполнения соответствующими организациями. Решения и предложения комиссии, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел, внесением изменений в федеративные нормативные акты и методические пособия, подлежат рассмотрению ЦЭПК при Росархиве в установленном порядке.

1.4. В состав ЭПК, утверждаемый приказом директора РГА в г. Самаре входят: председатель, его заместитель, секретарь и члены комиссии из числа специалистов архива, а также представители Управления государственной архивной службы Самарской области, научно-исследовательских организаций и вузов. Председатель ЭПК назначается из числа ответственных работников  архива.

1.5. Общее руководство работой ЭПК осуществляет заместитель директора РГА в г. Самаре.

1.6. При ЭПК создается группа экспертов, состав которой утверждается приказом директора РГА в г. Самаре по представлению председателя ЭПК. Эксперты выступают содокладчиками членов ЭПК по вопросам состава источников комплектования и документов Архивного фонда Российской Федерации, экспертизы ценности документации, качества обработки и описания документов и по другим вопросам.

2. Основные задачи и функции ЭПК

2.1. Основными задачами ЭПК РГА в г. Самаре являются:

2.1.1. Определение видов и состава источников комплектования РГА в г. Самаре и состава документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации и подлежащих хранению в РГА в г. Самаре;

2.1.2. Рассмотрение и принятие решений по вопросам оптимизации состава документов Архивного фонда РФ, научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими РГА в г. Самаре;

2.1.3. Научно-методическое руководство деятельностью экспертных комиссий организаций и предприятий.

2.2. Экспертно-проверочная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:

2.2.1. Проекты методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, разработанные архивными и другими организациями;

2.2.2 Программы исследований, научные отчеты, доклады, обзоры по результатам исследований вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и ведомственных архивов (как правило, на совместных заседаниях с методической комиссией);

2.2.3. Предложения по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения и сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в учреждениях, организациях и предприятиях;

2.2.4. Предложения организаций по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве учреждений;

2.2.5. Примерные и отраслевые списки видов организаций, учреждений и предприятий, документы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы и в РГА в г. Самаре, изменения и дополнения к спискам;

2.2.6. Списки организаций (лиц) - источников комплектования РГА в г. Самаре, изменения и дополнения к спискам;

2.2.7. Примерные и отраслевые перечни документов, подлежащих приему в государственные архивы и РГА в г. Самаре, изменения и дополнения к ним;

2.2.8. Перечни проектов, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

2.2.9. Примерные и индивидуальные номенклатуры дел учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования РГА в г. Самаре;

2.2.10. Представляемые учреждениями и предприятиями описи дел (документов)  постоянного хранения, описи дел по личному составу, акты о выделении к  уничтожению научно-технической документации;

2.2.11. Описи дел постоянного срока хранения, составленные в РГА в г. Самаре после проведения упорядочения документов или целевой экспертизы документов фондов, акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов РГА в г. Самаре *;

2.2.12. Акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, находящихся в РГА в г. Самаре и ведомственных архивах*, акты о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

2.2.13. Перечни особо ценных документов, хранящихся в филиале РГАНТД, описи особо ценных дел, представляемых организациями - источниками комплектования, а также составляемые в филиале РГАНТД*;

*Примечание к пп. 2.2.11, 2.2.12: акты о выделении к уничтожению дел и документов из фондов первой и второй категории РГА в г. Самаре, а также документов, образовавшихся за период до 1945 года включительно, направляются на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве.

2.2.14. Перечни документов, подлежащих постоянному хранению в виде микрокопий, представляемых источниками комплектования;

2.2.15. Описи дел постоянного хранения документов личного происхождения;

2.2.16. Вопросы приема и приобретения на постоянное хранение документов личного происхождения и документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности;

2.2.17. Информации о работе экспертных комиссий и предприятий - источников комплектования;

2.2.18. Спорные вопросы экспертизы ценности документов и комплектования ими ведомственных архивов, возникающие при отборе и подготовке документов АФ РФ, к передаче на постоянное хранение.

 

3. Права ЭПК

3.1. ЭПК принимает решения:

3.1.1. Об утверждении перечней (пп. 2.2.7, 2.2.8.), описей дел и документов постоянного хранения (пп. 2.2.10., 2.2.11), перечней и описей особо ценных документов, а также описей страховых копий (п. 2.2.10), актов (п. 2.2.11);

3.1.2. О согласовании номенклатур дел (п. 2.2.9), перечней (п. 2.2.16), описей документов по личному составу (п. 2.2.10), актов (пп. 2.2.10, 2.2.12);

3.1.3. Об одобрении списков учреждений (лиц), изменений и дополнений к ним (пп. 2.2.5, 2.2.6), проектов методических пособий (п. 2.2.1), программ и результатов научных исследований (п. 2.2.2).

3.2. ЭПК выносит рекомендации по результатам обсуждения вопросов о приеме на постоянное хранение документов личного происхождения (п. 2.2.16), предложений по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий (п. 2.2.3), предложений по определению сроков хранения документов, а также по их изменению (п. 2.2.4), информаций о работе ЭК организаций, учреждений и предприятий (п. 2.2.17), спорных вопросов, возникающих при отборе документов на постоянное хранение (п. 2.2.18).

Рекомендации ЭПК по этим вопросам в необходимых случаях направляются на дальнейшее рассмотрение ЦЭПК при Росархиве.

3.3. ЭПК предоставляется право:

3.3.1. В необходимых случаях при рассмотрении описей дел постоянного хранения требовать предоставления организацией актов о выделении документов к уничтожению;

3.3.2. Запрашивать организации о мерах, принятых по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов;

3.3.3. Запрашивать  предложения и заключения архивных органов и других  организаций по методическим и практическим вопросам отбора документов на хранение и к  уничтожению, а также протоколы заседаний экспертных комиссий по рассмотрению указанных вопросов и материалы к ним;

3.3.4. Информировать  руководителей архивных органов и других организаций  по вопросам деятельности экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования РГА в г. Самаре;

3.3.5. Требовать от ЭК организаций - источников комплектования РГА в г. Самаре соблюдения нормативов по оформлению и представлению документов на рассмотрение ЭПК, возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы;

3.3.6. Ставить перед Росархивом вопрос о привлечении к ответственности лиц, виновных в незаконном уничтожении документов Архивного фонда РФ и нарушении правил обеспечения сохранности документов.

3.4. Председатель ЭПК обладает правами, вытекающими из положения о комиссии, руководит ее деятельностью и несет ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач. Председателю ЭПК предоставляется право приглашать на заседания комиссии и привлекать к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПК, специалистов архивных органов и других организаций в качестве консультантов и экспертов.

3.5. Секретарь ЭПК имеет право требовать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседании комиссии.

4. Организация работы ЭПК

4.1. Деятельность ЭПК и ее секции предусматривается Уставом РГА в г. Самаре и   планами его работы.

4.2. Заседания ЭПК и ее секции созываются по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал (при наличии кворума и материалов на ЭПК). При необходимости могут проводиться выездные заседания ЭПК (открытые), а также совместные заседания ЭПК и методической комиссии. Заседание ЭПК (кроме выездных) считается правомочным, если в нем принимает участие более половины ее состава.

  Выездные заседания ЭПК подготавливаются и проводятся с участием членов ЭК организации. На них рассматриваются заранее присланные в ЭПК номенклатуры дел, описи дел постоянного хранения и по личному составу, перечни проектов, НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение, а также вопросы качества отбора НТД на постоянное хранение, обеспечения сохранности документов, подлежащих передаче на постоянное хранение.

4.3. Заседания ЭПК протоколируются. Решения комиссии принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно, большинством голосов присутствующих на засе­дании членов ЭПК. При разделении голосов поровну, решение принимается директором РГА в г. Самаре.

Особые мнения членов ЭПК и других присутствующих на заседании комиссии лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

4.4. Рассмотрение номенклатур дел, перечней, описей, актов и других документов, представленных организациями - источниками комплектования, а также вопросов о включении или исключении организации из списка источников комплектования РГА в г. Самаре может производиться с участием представителя ЭК организации или службы НТД (УД) организации.

Согласование списка источников комплектования РГА в г. Самаре может производиться в присутствии представителя соответствующего архивного органа субъекта Федерации.

4.5. Протоколы ЭПК и ее секции печатаются в одном экземпляре, подписываются председателем и секретарем комиссии, утверждаются директором филиала. В конце делопроизводственного года протоколы и материалы к ним (сопроводительные письма, заключения кураторов и экспертов, копии выписок из протокола) переплетаются и хранятся до передачи на постоянное хранение в отделе комплектования. Протоколы секции оформляются в соответствии с действующей инструкцией по секретному делопроизводству и хранятся в отделе спецфондов.

4.6. По результатам рассмотрения на заседаниях ЭПК вопросов (документов) заинтересованным организациям (в том числе архивным учреждениям) и лицам направляются выписки из протоколов заседаний ЭПК.

4.7. Секретари ЭПК и ее секции по указанию председателя ЭПК обеспечивают созыв заседаний комиссий и ее секции, протоколируют ход заседаний, информируют заинтересованные учреждения и лиц о решениях ЭПК (секции), осуществляют учет и отчетность о работе комиссии (секции), ведут документацию и обеспечивают ее сохранность, осуществляют контроль за сроками прохождения документов и исполнения решений ЭПК и ее секции.

4.8. Работа в ЭПК и ее секции сотрудников РГА в г. Самаре предусматривается в планах работы по месту их основной деятельности и дополнительной оплате не подлежит.

                       
РГАНТД
РГАНТД